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人事給与システムと会計制度の連携

 従業員の採用から退職までに関する給与に関する情報を管理するのが、給与システム。会計システムとは、外部に公開する財務会計に関する情報を取扱い、伝票入力の労力を軽減し、決算及び帳票出力の処理を自動化します。いずれも、大規模なデータを処理しますので、効率的な運用が望まれます。企業における人事給与システムと会計制度の連携は、システムの導入にあたって、予算の制限や運用状況によって、どのパッケージを選択するのか決定されます。この際には、導入やメンテナンスにかかる費用、運用のしやすさなど様々な条件が勘案されることになります。また、システム導入の際に給与システムと会計システムを、同一パッケージにするのか、個別にするのか判断を迫られることになります。それぞれメリット及びデメリットがありますので、以下で比較しながらみていきましょう。

 会計システムからみた給与システムに運用に必要な条件を考えることで、システム導入における指針を得ることができます。第一に求められるのは、毎月発生する給与計算を自動化し、部門を超えて立替金などを社員ごとに計上できることです。給与システムとも密接に関係することから、元のデータを一括管理できる効率的であると考えることができます。給与システムと会計システムを同一パッケージにすることで、一括購入による割安感とシステムメンテナンス等のやりやすさ等を期待することができます。しかし、予算の都合上、個別導入とならざるを得ない状況もありますので、同一パッケージどを導入したケースと個別に導入したケースでの、メリットとデメリットを考えておく必要があります。また、個別ケースでは、円滑に運用していくためには、導入手順を考えておく必要があります。

 会計システムと給与システムを同一パッケージした場合、メリットとデメリットがありますので、概要を見ていきましょう。同一パッケージにすることで、共通のインターフェースを使うことができ、組織に展開しやすかったり、法改正に対応するための改修にかける労力を軽減することができます。つまり、共通化することができる部分があり、コスト低減に寄与します。一方、デメリットは、オールインワンで導入することになりますので、それぞれ最適なシステムとすることができないケースがあることです。また、バージョンアップに伴って、両者の更新とメンテナンスが発生します。連動してシステムであり、共通部分が多いため、仕様変更によって更新された場合は、両者のバージョンを揃える必要があり、管理工数が必要となります。

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